Imagem capa - A arte de ‘ressuscitar’ arquivos mortos por Fábio Baio

A arte de ‘ressuscitar’ arquivos mortos

Digitalização ‘em massa’ traz à tona, em questão de segundos, documentos que levariam dias para serem localizados


As pilhas e pilhas de documentos adormecidos nas salas de arquivos mortos estão com os dias contados. A digitalização ‘em massa’ chega como solução para as empresas que necessitam de rapidez na localização de documentos que, no papel, levariam horas, ou até mesmo dias, para serem localizados.

Não se trata simplesmente de scanear documentos em papel. No caso do processo de digitalização em larga escala, o equipamento é de alta demanda, conjugado com restauração do conteúdo físico e transformação para o formato digital conjugados com software localizador.

Em Bauru, o trabalho é realizado pela empresa Doc Brasil. Com três anos, o empreendimento é fruto de uma parceria entre os empresários Bruno Carvalho e Fábio Baio, que enxergaram na necessidade de transformar pilhas de papel em arquivos digitais de fácil localização e uso, um potencial nicho mercadológico. “O papel tem vida útil e tem lento processo de organização e localização. Praticamente eternizamos o documento no formato digital”, observa Bruno.

Os sócios desenvolveram um software específico para a indexação do conteúdo, que não é preso ao escritório.

Assim que o arquivo é digitalizado, com velocidade de até 60 mil páginas por dia (90 por minuto)  – graças ao scanner de alta performance, equipamento utilizado no País apenas por instituições como Banco do Brasil ou Receita Federal – ele é indexado de forma a ser rapidamente acessado no programa DB Online, criado pela própria empresa.

De acordo com os idealizadores, seria uma espécie de, a grosso modo, “Google Particular”. Cada pessoa com acesso aos documentos possui uma senha e assim que faz o log in na interface do DB, facilmente faz a busca por qualquer conteúdo através de palavras chave, incluindo termos compostos, observam os criadores.
Outro diferencial do software, salientam Fábio e Bruno, é a mobilidade. Dentro do conceito de computação em nuvem – dados acessados a qualquer hora e local, seja de computadores fixos ou dispositivos móveis, como tablets ou celulares -, o conteúdo ainda apresenta alta redundância, ou seja, é armazenado em servidores de diferentes países, possibilitando alta segurança contra perdas.

‘Arqueologia’ digital

Antes de passarem pelo processo de digitalização, quilos e quilos de papel passam por uma triagem. “Já tivemos casos de clips enferrujados e papel praticamente dissolvendo após anos encostado na parede com mofo”, detalha Fábio Baio. “Arquivos históricos podem ser preservados e localizados de forma rápida. A sentença de morte do arquivo de papel está dada”, conceitua Fábio.

A economia é outro fator enfatizado pelos empresários, que já abriram sistema de franquia da empresa, que já coleciona importantes parceiros na carteira de clientes, incluindo prefeituras da região. O investimento para quem necessita digitalizar os arquivos mortos da empresa está em torno de R$ 0,15 por página, semelhante ao de uma folha de fotocópia “analógica”.

A organização é outro diferencial do software. “Não basta apenas digitalizar. A desorganização digital é ainda pior do que a de arquivos físicos. Quando não há ordem numa mesa, você, ao menos, consegue visualizar seus papeis ao mesmo tempo. Já no meio digital, a visualização na tela é de um documento por vês. Por isso é necessário um programa para a fácil localização”, destaca Bruno.

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