Armazenamento digital de documentos: entenda como funciona

Por muito tempo, o papel foi a única forma de armazenar e compartilhar dados e documentos.

Documentos por muitas vezes guardados em caixas, em meio a poeira e possíveis danos externos.

Neste sistema, convenhamos que procurar por um documento específico nem sempre foi fácil e rápido, não é mesmo?

Mas, a tecnologia evoluiu, apresentando um novo método de gestão de documento muito mais prático, rápido e eficaz.

Isso mesmo, estamos falando sobre GED! Um método essencial para sua empresa. Continue a leitura e saiba tudo!

O que é GED?

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.

Esse sistema permite preservar e organizar eletronicamente a documentação, garantindo acesso fácil, seguro e rápido.

Ou seja, com a guarda digital, você obtém todos os documentos digitalizados agrupados em nuvem para que toda a equipe tenha acesso remoto e encontre o que precisa em questão de segundos.

Então esqueça das pilhas e pilhas de caixas, espaço tomado por tantos documentos e dados, dores de cabeça na busca de uma informação, agora você pode contar com GED.

As etapas do armazenamento

- Planejamento: O primeiro passo é analisar a empresa, os documentos que serão digitalizados, para que o sistema se adapte da melhor forma possível ao modelo de negócio.

- Preparação: Posteriormente, é realizada a preparação dos documentos que serão digitalizados, evitando qualquer problema que possa comprometer a digitalização. Nesta etapa é retirado pó, grampos e clips, por exemplo.

- Digitalização: Este é o momento no qual o documento é colocado em um scanner de extrema qualidade, gerando então, a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva.

- Controle de qualidade: Não basta apenas colocar no scanner e digitalizar, após esse processo, as imagens são revisadas para verificar possíveis erros e identificar se estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.

- Indexação: Esta é a etapa em que se trabalha para que os documentos sejam melhor localizados no sistema, no qual é criado um modelo de organização, podendo ser por assuntos, datas, seções, etc.

Os benefícios para a empresa

A digitalização de documentos tem como um dos benefícios garantir segurança às informações e vida longa aos documentos mediante o backup online.

Além disso, os documentos ficam disponíveis em alta resolução, permitindo que sejam feitas ampliações sem afetar a qualidade dos mesmos.

Sem contar a praticidade na hora de localizar estes documentos por meio de pastas digitais, encontradas com apenas um clique.

Fique tranquilo, o sistema GED proporciona segurança aos dados, diminuindo assim o risco de fraudes.

Com a Gestão de Documentos Online é possível ainda reduzir gastos e espaço necessário para o armazenamento dos arquivos.

Com a GED todos saem ganhando, com praticidade, economia e segurança.

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